Release notes GradeWork 25.4 – GradeWork Kennisbank

Versie: GradeWork 25.4
Productie release moment: 1 september 2025 tussen 5:00 en 8:00 uur

Deze release notes bevatten een volledig overzicht van alle geleverde wijzigingen.

De belangrijkste wijzigingen in deze release zijn:

Nieuwe verwijderregels voor (privacy gevoelig) ingeleverd werk
Er is een nieuwe optionele verwijderregel toegevoegd voor ingeleverd werk los van dossier gegevens. Deze biedt ook de optie om een nog snellere verwijderijg in te richten voor privacy gevoelige documenten.
Een nieuwe versie van de module voor het geven van feedback in het nakijkscherm
De feedback module is geüpdatet. Met deze update komen een aantal nieuwe features, zoals het automatisch opslaan van mutaties in de notities.
Optimalisatie in het verwijderen door de archivaris rol
De archivaris moet dossiers klaar zetten voor verwijdering door ons achtergrondproces. Het scherm hiervoor maakt het nu mogelijk meer dossiers per keer te markeren.

Daarnaast hebben we zoals altijd weer meerdere verbeteringen doorgevoerd op basis van gebruikers feedback en meldingen van gebruikers. Ook hebben we een functionaliteit verwijderd om de applicatie beter beheersbaar te houden.

Release presentatie

Verwijderregels voor ingeleverd werk

Om er voor te zorgen dat scholen nog beter kunnen voldoen aan de AVG adviezen voor onderwijsinstellingen hebben we voor GradeWork twee nieuwe verwijderregels toegevoegd voor ingeleverde documenten. Deze regels staan standaard uit maar kunnen aangezet worden.

Als de regels nog uit staan dan worden de documenten verwijderd op het moment dat het dossier wordt verwijderd. Als de onderwijsinstelling ingeleverd werk eerder wil kunnen verwijderen dan kan je de onderstaande regels aan zetten:

Er zijn twee aparte regels voor het ingeleverd werk:

Ingeleverde bestanden: Deze regel geldt voor elk ingeleverd bestand. Zodra de termijn van verwijdering na publicatiedatum is verlopen, wordt het document verwijderd.
Privacygevoelige documenten: Deze regel geldt enkel voor ingeleverde bestanden die door de student of examinator zijn gemarkeerd als privacygevoelig.

Het verwijderen van documenten gebeurt op basis van een X aantal maanden na publicatiedatum. Zodra dit moment is verlopen wordt, net als bij persoonsgegevens, automatisch de verwijdering gedaan. Er is geen bevestiging van de Archivaris voor nodig. Als een document hierdoor is verwijderd, is het moment van verwijdering zichtbaar in het dossier.

Documenten markeren als privacy gevoelig voor eerdere verwijdering

Een belangrijk onderdeel van deze wijziging is het markeren van documenten als privacy gevoelig. Deze optie is beschikbaar in inleverslots als dit is ingesteld in de toetsdefinitie. Deze optie is niet beschikbaar voor bewijsmateriaal. Het is ook niet mogelijk om deze optie verplicht te maken.

Bij het inleveren van een document kan de gebruiker, net als een optioneel embargo document, aanvinken dat een document privacy gevoelig is.

De student kan dit doen bij inleveren, maar ook de beoordelaar kan dit doen in de Beoordelen stap. Na het beoordelen is deze optie niet meer aan te passen.

Verbeteringen in het nakijkscherm

Als onderdeel van deze release is een nieuwe versie geïnstalleerd van de module die wij gebruiken voor het nakijkscherm van GradeWork. Deze versie zorgt voor drie belangrijke wijzigingen: Automatisch opslaan van notities, origineel ingeleverd bestand kan weer worden gedownload, en nieuwe notitie mogelijkheden.

Automatisch opslaan van notities

De meest gehoorde klacht van de nieuwe feedbackmodule was dat examinatoren soms hun notities kwijtraakten omdat ze het scherm verlaten zonder deze op te slaan. Vanaf deze release is het niet meer nodig dat gebruikers elke notitie in de feedbackfunctie van de nakijkmodule handmatig opslaan nadat deze is gemaakt. Vanaf heden gebeurt er elke seconde een automatische opslaan-actie die alle openstaande mutaties op slaat.

In het verleden vergaten gebruikers soms het opslaan waardoor gemaakte notities verloren konden raken, dit was de oorzaak van de negatieve ervaringen van bij beoordelaars.

Downloaden origineel bestand in nakijkscherm

Gebruikers kunnen nu, vanuit het nakijkscherm, via het menu linksboven in beeld het originele ingeleverde bestand downloaden. De download bestand knop download nu dit bestand in plaats van het geconverteerde bestand met notities.

Voorheen konden gebruikers via de download knop enkel het geconverteerde bestand met notities downloaden, en moest de gebruiker terug naar het dossier om het originele bestand te kunnen downloaden en bekijken. Om het bestand met notities te downloaden kunnen gebruikers hier nog steeds de 'Opslaan Als' functie gebruiken.

We hebben daarnaast ook een probleem opgelost waardoor gebruikers foutmeldingen kregen als deze het bestand probeerden te downloaden in Firefox.

Andere aanpassingen in de uitgebreide feedback mogelijkheden

Om deze functie te ondersteunen hebben we de feedback module van het nakijkscherm moeten updaten naar de laatste versie die wordt aangeboden door de leverancier Apryse. Naast het automatisch opslaan heeft deze update ook een aantal aanpassingen in de vormgeving van het maken van notities doorgevoerd die de gebruikerservaring moeten verbeteren.

De volgende aanpassingen zullen door beoordelaars gemerkt worden:

Er zijn nu twee notitie types: Annoteren en Vormen. De gebruiker kan tussen deze types wisselen met 2 nieuwe knoppen boven in beeld.
- Vormen biedt nu 8 verschillende vormen die een gebruiker kan tekenen. Voorheen kon de gebruiker als vorm enkel een vierkant kiezen.
- Annoteren heeft één nieuwe optie: De opmerking met pijl.
Het veranderen van de opmaak van een notitie opent nu een nieuw tab aan de linkerkant die alle opties voor de gekozen notitie bevat. Deze opties zijn ook uitgebreid
- Dit tab sluit je weer door nogmaals op de opmaak knop in de notitie balk te klikken.
Per inlogsessie onthoudt de module nu nog 1 kleur per notitie. Voorheen konden hier 4 kleuren onthouden worden, maar de functie hiervoor was verwarrend voor nieuwe gebruikers en werd nauwelijks gebruikt.
De eerste keer dat je een nakijksessie binnenkomt elke nakijksessie is er nu geen notitie gekozen. Voorheen was er standaard altijd een gekozen, dit werd soms als verstorend ervaren door gebruikers.

Voor meer informatie over deze veranderingen, kijk naar onze bijgewerkte FAQ pagina voor deze feedback mogelijkheden.

Meer dossiers per keer kunnen verwijderen via archivaris massa actie

Op het archivaris scherm van GradeWork is het vanaf nu mogelijk om ook dossiers te verwijderen die nog niet zijn geladen. Met de checkbox om alles te selecteren worden nu ook dossiers geselecteerd die niet zijn geladen.

De verwijdering van alle dossiers vindt daarna met kleinere batches over de komende periode plaats als een achtergrondtaak. Het is niet mogelijk om de status hiervan in te zien, maar verwijderingen zullen direct doorgevoerd worden in de GradeWork database zodra een batch is afgerond.

Er zijn daarnaast ook een aantal wijzigingen gedaan in het scherm zelf. Zie een voorbeeld hierboven.

Zoals genoemd doet select all nu een volledige selectie, ook over regels die niet zichtbaar zijn in het huidige scherm.
Het totaal aantal dossiers wat rechtsboven in het scherm staat laat nu ook het totaal aantal dossiers zien in plaats van alleen de dossiers die zijn geladen.
Op de "Dossiers definitief verwijderen" knop is nu ook het aantal dossiers zichtbaar dat zal worden verwijderd, dit is ter verduidelijking.

Verbeterde afhandeling van verwijdertaken

Naast bovenstaande functionele wijzigingen hebben we ook een verbetering doorgevoerd in de achtergrondtaken die verwijderen afhandelen.

Hiervoor hebben wij het verwijderen de laagste prioriteit achtergrondtaak gemaakt van alle achtergrondtaken. Dit houdt in dat het daadwerkelijk verwijderen soms langer kan duren dan voorheen, maar deze acties nooit huidige operationele taken en integraties in de weg zitten als er een grote bulk wordt aangeboden.

Hierdoor zullen wij grotere groepen verwijderen op het zelfde moment beter aankunnen zonder dat dit gevolgen heeft op andere achtergrondtaken.

Aanpassingen in LTI inleveren

In deze release zijn weer een aantal verbeteringen opgenomen voor onze LTI inleveren oplossing. Deze veranderingen zijn ontstaan vanuit onze ontwikkeling om naast Portflow ook andere tools te ondersteunen.

Hieronder een overzicht van de veranderingen:

Elke tool die ingesteld wordt heeft nu een actief/inactief toggle. Deze bepaalt of de tool zichtbaar is voor gebruikers bij het selecteren van een LTI bestand. Dit is één instelling voor de hele school.
Er is een aanpassing gemaakt in de security policy van de LTI koppeling zoals wij deze gemaakt hebben. Deze aanpassing was nodig om een LTI koppeling met eJournal te maken.
Er is een verbetering doorgevoerd in de Engelstalige labels van het Inleveren en beheren.

Andere verbeteringen

Hieronder een overzicht van andere verbeteringen onderdeel van deze release:

Zoeken in toetsgroepenscherm zoekt weer op deelwoorden

In GradeWork release 25.3 hebben we omwille van de performance het zoeken in het toetsgroepenscherm aangepast naar full-text zoeken. Dit zorgde echter voor problemen met het zoeken door gebruikers omdat vaak werd gezocht op delen van een toetscode of toetsmomentcode.

De afgelopen periode hebben we verschillende verbeteringen gedaan in de performance van dit scherm door middel van enkele patches. We hebben daarom kunnen besluiten om de oude, zwaardere, zoekmethode weer terug te brengen.

Hierdoor kunnen gebruikers nu weer zoeken op delen van een toetsnaam of code.

Verbeteringen in afnamedatum

We hebben twee problemen met het bepalen van de afnamedatum in live performance opgelost:

Als een gebruiker een afnamedatum later dan 01-01-2100 invulde, ging er iets mis met hoe deze datum getoond werd. Vanaf nu wordt dit als maximale datum gebruikt en getoond en kan dit probleem niet meer voorkomen.
Het is niet meer mogelijk om de afnamedatum aan te passen na het vastleggen van de beoordeling. Dit kon voor een mismatch tussen GradeWork en het SIS zorgen omdat de datum dan niet meer werd gepubliceerd. We hebben daarom besloten deze mutatie niet meer mogelijk te maken. Als de afnamedatum aangepast moet worden, zal eerst voor opnieuw beoordelen gekozen moeten worden.

Overige verbeteringen

De Medewerkers en Onderwijsinschrijvingen rapportages die de technisch applicatiebeheerder kan uitdraaien hebben extra filtering gekregen. Bij de Medewerkers rapportage kan er nu gefilterd worden op opleiding, en bij de Onderwijsinschrijvingen rapportage kan er nu gefilterd worden op organisatie, opleiding, groep en datum. Er is nu ook een minimale filtering die per rapport ingevuld moet worden. Deze wijzigingen zorgen er voor dat deze rapporten sneller opgevraagd kunnen worden en niet meer voor regelmatige time-out meldingen zorgen.
Meldingen in het Integratiemeldingen scherm worden niet meer onterecht dubbel aangemaakt. Deze verandering al doorgevoerd op 12 juni en is voor alle meldingen die vanaf dat moment zijn aangemaakt.
Bij de Verwijderregels voor studenten en medewerkers is de maximum verwijdertermijn verhoogd van 18 maanden naar 99 maanden.
Sorteren in het toetsgroepenscherm kan nu weer zonder eerst te moeten zoeken. Door onze wijziging in het zoeken om performance te verbeteren, was deze functionaliteit te veel beperkt.
Alle filteropties zijn weer zichtbaar op het examinator dashboard. In sommige situaties konden voorheen enkele filteropties buiten het scherm vallen en kon de gebruiker hier niet naartoe scrollen.
Het is nu weer mogelijk om documenten te downloaden nadat er opnieuw is ingeleverd na het inleveren van bewijsmateriaal. Door een fout was dit voorheen niet mogelijk.
Klikken op een e-mail adres in een dossier opent weer correct altijd je mail applicatie. Voorheen kon een gebruiker hierbij een foutmelding krijgen.
Er is een verbetering doorgevoerd in onze archivering integratie waardoor we verwachten meer dossiers per nacht te kunnen archiveren dan voorheen.
De backend logging van het uploaden van documenten en verschillende andere acties die de gebruiker kan uitvoeren is verder uitgebreid. Hierdoor hebben wij meer informatie als gebruikers met meldingen komen dat zij issues hebben ervaren, en kunnen wij eventuele nieuwe issues na een release eerder constateren.

Verwijderde functionaliteiten

In het kader van het moderniseren en versimpelen van GradeWork worden soms functionaliteiten verwijderd. Dit gebeurt meestal in het kader van andere verbeteringen. In deze release is weer een functionaliteit verwijderd.

Bij het updaten van de feedback module naar de laatste versie die Apryse aanbiedt, is de mogelijkheid om per notitietype 4 aparte kleuren te onthouden verwijderd. Deze feature wordt niet meer ondersteunt door Apryse.
Deze feature werd nauwelijks gebruikt, omdat deze kleuren enkel werden onthouden in de huidige inlog sessie. Het snel kunnen aanpassen van een notitie kleur maakt deze feature ook niet nodig en het verwijderen van deze feature maakt de UI ook minder druk.