In Gradework zijn er verschillende vormen van archiveren:
Intern archiveren
Dossiers worden automatisch 90 dagen, nadat deze de status 'inzien' hebben gekregen, overgezet naar de archief-status. De termijn van 90 dagen is een standaardinstelling, die op verzoek van de onderwijsinstelling kan worden aangepast.
Iedere nacht worden dossiers, die langer dan die periode de status 'inzien' hebben, omgezet naar 'gearchiveerd'.
De dossiers met de status 'gearchiveerd' zijn nog volledig beschikbaar door in het filter in de kantlijn ook op de status 'gearchiveerd' te zoeken.
Bij het overgaan naar deze status wordt een extra pdf gemaakt met een overzicht over het dossier in een formaat, die ook in een extern archief geplaatst kan worden. Het betreft een soort samenvatting of tijdlijn.
Een Coördinator en Functioneel beheerder kunnen met de knop 'Haal terug uit archief' het dossier terughalen naar de status 'inzien'. Hiervandaan kan de beoordeling eventueel herzien worden.
Extern archiveren
Zodra een dossier in de archief status komt kan deze ook aangeboden worden aan een extern document management archief. Hiervoor is een aparte module beschikbaar.
Verwijderen van dossiers
Dossiers kunnen geheel vanuit GradeWork worden verwijderd, door ze eerst te markeren voor verwijdering en daarna door een Archivaris in zijn geheel te verwijderen. Zie voor een uitgebreide beschrijving: Het verwijderen van dossier gegevens.