Het verwijderen van gegevens in GradeWork gebeurt op twee verschillende manieren, afhankelijk van het soort data waar het om gaat.
Beide soorten gegevens kunnen andere eisen hebben vanuit de AVG, selectielijsten en het beleid van de onderwijsinstelling. Persoonsgegevens zijn alle gegevens van studenten en medewerkers. Dossiergegevens zijn alle gegevens vastgelegd in dossiers, inclusief het ingeleverde werk en beoordelingsformulieren.
Het verwijderen van persoonsgegevens en het markeren van dossiers om te verwijderen vindt in een nachtelijke taak plaats. Zodra de verwijderregels zijn aangezet, start de nachtelijke taak met verwijderen. Hierbij worden per nacht ca 1000 instanties per verwijderregel verwerkt.
Het verwijderen van persoonsgegevens
Voor het verwijderen van persoonsgegevens maakt GradeWork volledig gebruik van verwijderregels. Om deze in te stellen heeft de functioneel beheerder een scherm voor Verwijderregels als onderdeel van de Tenantinstellingen.
In dit scherm kunnen de verwijderregels aangezet worden via een toggle rechtsboven in beeld. Als deze nog op Nee staat, zal er geen automatische verwijdering plaats vinden. Dit is ook zichtbaar omdat de instellingen per verwijderregel niet aangepast kunnen worden.
Na het aanzetten van de verwijderregels, kan ingesteld worden wat de termijn is voor automatisch verwijderen van gegevens van studenten, medewerkers, en dossiers. De termijn van verwijdering wordt bepaald op basis van de beëindiging van relevante voor de gegevens. Deze worden op de volgende manieren bepaald:
- Medewerkers worden verwijderd op basis van het einde dienstverband. Dit wordt bepaald op basis van de einddatum van de persoon die wij ontvangen via de integratie of imports.
- Studenten worden verwijderd op basis van het beëindigen van de onderwijsinschrijving. Dit wordt bepaald op basis van de einddatum van de onderwijsinschrijving van de student die wij ontvangen via de integratie of imports.
-
Dossiers: zie Verwijderregels voor dossiers
Als een medewerker of student nog gekoppeld is aan dossiers worden ze geminimaliseerd in plaats van volledig verwijderd. Dit houdt in dat de minimale set informatie die nodig is om de dossiers correct te tonen bewaard blijft, zoals de namen, nummers en id's. Als de gekoppelde dossiers verwijderd zijn, dan pas worden de studenten en medewerkers volledig opgeruimd.
Medewerkers en studenten worden direct na het bereiken van de datum waarop de termijn voor verwijdering verloopt (ook wel de verwijderdatum) verwijderd/geminimaliseerd.
Het verwijderen van dossiergegevens
Het verwijderen van dossiergegevens gebeurt door een persoon met de archivaris rol. Deze rol heeft de mogelijkheid om dossiers, die gemarkeerd zijn om te verwijderen (door het instellen van verwijderregels of door andere rollen), daadwerkelijk te verwijderen vanuit de applicatie. De onderwijsinstelling kan niet zelf de rol Archivaris toekennen aan een gebruiker. Als een gebruiker deze rol moet krijgen, kan dat worden doorgegeven aan de GradeWork servicedesk.
Zodra een dossier gemarkeerd is voor verwijderen, komt deze beschikbaar in het dashboard van de Archivaris. Deze rol kan de markering ongedaan maken, of de aangeboden dossier definitief verwijderen. Zie hieronder.
Na het definitief verwijderen start er een achtergrondtaak om de dossiers en alle daarbij behorende gegevens te verwijderen.
Hoe worden dossiers gemarkeerd voor verwijderen?
Het markeren van dossiers voor verwijdering kan op 3 manieren gedaan worden:
- Via de verwijderregels voor dossiers
- Via een massa actie per toetsgroep
- Via een individuele actie per dossier
Hieronder een uitleg per methode.
Verwijderregels voor dossiers
Dossiers kunnen gemarkeerd worden op basis van een verwijderregel die de verwijdertermijn (ook wel verwijderdatum) bepaalt. Dit wordt ingesteld in het Verwijderregels scherm van de Tenantinstellingen, net als de verwijderregels van personen en medewerkers.
Tip!
Deze methode wordt gebruikt om de standaard verwijdering van alle dossiers en ingeleverd werk mogelijk te maken om te kunnen voldoen aan de basis AVG/beleidseisen.
Dossiers worden gemarkeerd voor verwijderen op basis van het einde van het dossier. Dit wordt bepaald op basis van de datum van publicatie van het resultaat.
Als er geen resultaat wordt gepubliceerd, dan wordt de uiterste inleverdatum gebruikt om de verwijderdatum te bepalen.
De markering op basis van verwijderregels gebeurt verder automatisch.
Bij gebruik van externe archivering, vindt markering voor verwijderen pas plaats nadat de archivering succesvol is uitgevoerd.
Massa actie dossier verwijderen
Naast het automatisch verwijderen, biedt GradeWork ook de mogelijkheid om dossiers specifiek te markeren voor verwijdering. De meest voorkomende situatie is via de massa actie in een specifieke toetsgroep.
Tip!
Deze methode kan gebruikt worden om alle data van een toets eerder te verwijderen dan de standaard verwijderregels. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een beheersactie voor het verwijderen van gegevens van toetsen met meer gevoelige informatie.
De massa actie is standaard beschikbaar voor functioneel beheerders. Dit recht kan ook aan examinatoren en toetscoördinatoren worden gegevens via de toetsdefinitie.
Zodra een gebruiker het recht heeft ziet deze een massa actie hiervoor in de toetsgroep. Zie hieronder.
Na het kiezen van de dossiers en uitvoeren van de massa actie krijgt de beheerder de bevestiging in een popup.
Na deze bevestiging staan deze dossiers klaar voor verwijderen door de archivaris. Ook worden de dossiers hierna getoond in de toetsgroep met de status 'gemarkeerd voor verwijdering'.
Individueel verwijderen van dossier
GradeWork biedt ook de mogelijkheid voor het individueel verwijderen van gegevens van één specifiek dossier. Hiervoor moet de beheerder naar de dossier details gaan.
Tip!
Deze methode kan gebruikt worden om specifieke gegevens per student en per dossier te verwijderen, of juist verwijdering uit te stellen voor een specifiek dossier in het geval van klachten of protest van een student.
In de dossier details ziet een beheerder een apart informatie blokje over de verwijderstatus. Deze wordt aangepast op basis van het markeren van verwijderen op één van de bovenstaande methodes.
Gebruikers met het recht om te markeren voor verwijderen hebben daarnaast ook een knop om een specifiek dossier te markeren voor verwijderen. Zodra deze is aangeklikt, wordt de specifieke actie gelogd en staat het dossier klaar voor verwijderen.
Op deze zelf plek kan ook het markeren ongedaan gemaakt worden.
Deze acties zijn standaard beschikbaar voor functioneel beheerders. Dit recht kan ook aan examinatoren en toetscoördinatoren worden gegevens via de toetsdefinitie.