Veranderingen in 2017R5

Dit document beschrijft de aanpassingen doorgevoerd in Release 2017R5. Deze release is op 2 november 2017 beschikbaar gekomen op alle SAAS omgevingen van GradeWork.

  Archief functionaliteit meer zichtbaar

Dossiers binnen GradeWork hebben een status die loopt van nieuw tot gearchiveerd. Dit is in het dossierscherm te zien aan het stappen plan. Tot nu toe was de laatste stap op het dossier (gearchiveerd) nog niet zichtbaar. Daar wordt in deze versie verandering in aangebracht.   In 2017R4 werd de externe archivering toegevoegd, in 2017R5 wordt de interne archivering zichtbaar. In de 2018R1 Release zal er functionaliteit beschikbaar komen voor de functioneel beheerders om informatie in de dossiers ook werkelijk te verwijderen.

Zichtbaarheid in stappenplan

Aan ieder dossier wordt een extra proces stap toegevoegd: Archiveren. Deze stap vertegenwoordigt alle fases nadat de student de feedback en beoordeling in heeft kunnen zien.  De dossiers in de status gearchiveerd zijn nog volledig beschikbaar. Deze kunnen door een coördinator of functioneel beheerder ook weer uit de archief status gehaald worden om eventueel opnieuw beoordeelt te worden.

Extra stap in dossier: Archiveren

Afbeelding 1: Archiveren in dossier

Dossier samenvatting in pdf

Bij het overgaan naar de archief status wordt een extra pdf gemaakt met een overzicht over het dossier in een formaat die ook in een extern archief geplaatst kan worden. Een soort samenvatting of tijdlijn.

Let op: de knop “Haal terug uit archief” is alleen beschikbaar voor de Coördinator en Functioneel Beheerder. Hiermee gaat het dossier weer terug naar de status inzien. Hiervandaan kan de beoordeling eventueel  herzien worden.

Automatisch in archief status

Dossiers worden automatisch 90 dagen nadat inzien gestart word overgezet naar archief status. De termijn van 90 dagen is een instelling en kan per onderwijs instelling verschillen. Iedere nacht zullen dossiers die langer dan die periode in status inzien zijn omgezet worden naar archiveren.

Zichtbaarheid gearchiveerde dossiers in lijsten

In het studenten portaal worden dossiers in de status gearchiveerd niet meer standaard getoond, waardoor de actieve dossier lijst kleiner blijft. Uiteraard zijn deze dossiers wel in te zien door het filter aan te passen.

Afbeelding 2: Filtrering in studenten portaal toont standaard geen gearchiveerde dossiers

In het overzicht van Examinatoren en Coördinatoren is de extra status gearchiveerd ook zichtbaar:

Afbeelding 3: Gearchiveerd status in overzichten

Tijdlijn

Ook in de tijdlijn van het dossier is te zien dat een dossier in de archief status is.

Extern archief integratie (optionele module/integratie)

Zodra een dossier in de archief status komt kan deze ook aangeboden worden aan een extern document management archief. Hiervoor is een aparte module beschikbaar. Neem contact op met de Xebic Helpdesk voor meer informatie

Verbeterde filter en sorteren

Wij hebben de afgelopen periode van verschillende klanten feedback ontvangen over het filteren en sorteren voor examinatoren en coördinatoren. Aan de hand van deze feedback hebben wij de volgende filter criteria toegevoegd

Voor de examinatoren zijn de volgende filter en sorteer criteria toegevoegd:

Filteren van dossiers op groep.

Een Examinator of Coördinator kan leerlingen filteren op groep. Hiermee kan een Examinator bijvoorbeeld alleen zijn eigen of juist een andere groep zien. Een Coördinator kan met dit filter eenvoudig alle studenten uit een groep selecteren en een Examinator toewijzen per groep. Om gebruik te kunnen maken van dit filter moet er bij de integratie of imports de groep informatie toegevoegd worden. Zolang deze informatie niet beschikbaar is het filter ook niet zichtbaar.

Neem contact op met Xebic voor de nieuwe integratie en import formaten. De oude importformaten kunnen gewoon gebruikt worden (backward compatible)

Afbeelding 5: Filtreren op de groep van een student

Filteren op datum

Een Coördinator kan een datum range opgeven om zo toetsgroepen te selecteren op de inleverdatum.

Afbeelding 6: Filtreren op inleverdatum

Door in de specifieke zoekvelden de “Datum vanaf” en “Datum tot” op te geven word de lijst met toetsgroepen beperkt met toetsen met een specifieke inleverdatum.

Filteren op nog niet nagekeken

Tevens hebben wij een extra filter ingebouwd dat laat zien in welke toetsgroepen er wel ingeleverd maar nog niet nagekeken is. De toets coördinator kan dit gebruiken om te zien welke examinatoren nog na te kijken werk hebben.

Afbeelding 7: Filteren op nog na te kijken dossiers.

Sorteren in toetsgroepen overzicht.

Voor de toets coördinator is er sortering toegevoegd op de velden inleverdatum (standaard), beoordelingsdatum, naam van toetsgroep en opleiding. Je voert deze sortering uit door op de titel van de kolom te klikken.

Afbeelding 8: sorteren in het toetscoordinator scherm.

Analytics voor examinatoren

Tijdens het nakijken is er voor examinatoren en coördinatoren een extra tab met “Analytics” in de toetsgroep details beschikbaar. Dit scherm biedt inzicht in voortgang en werkdruk/-verdeling, maar onder andere ook in de beoordelingen en de verschillen in beoordeling tussen de examinatoren onderling. Deze informatie kan gebruikt worden om in een vroeg stadium de beoordeling onderling te kunnen kalibreren.

Uitgebreide informatie over de beoordeling per examinator en per student kan ook in Excel formaat gedownload worden.

Afbeelding 9: Extra Analytics van het toetsmoment ter ondersteuning van de examinatoren

Per onderdeel is een help functie die uitlegt wat er in de tabel/grafiek getoond wordt.

Embargo uitbreiding

In vorige versie is het inleveren onder embargo toegevoegd. In deze release is toegevoegd dat alleen de student en examinator documenten en document beoordelingen die onder embargo ingeleverd zijn kunnen downloaden. Ieder ander persoon die probeert de documenten te downloaden krijgt een vriendelijke melding met de uitleg dat het document onder embargo is ingeleverd en niet gedownload kan worden. "Dit document is onder embargo ingeleverd en mag alleen door de student en examinator bekeken worden."

Uitstel bij inleveren

Een veel gevraagde functie is om een student in uitzondering gevallen uitstel te kunnen geven voor het inleveren, terwijl dit wel in het verdere proces zichtbaar blijft.

Standaard kan de examinator en coördinator uitstel verlenen.

 Een examinator of toets coördinator kan in de inlever taak uitstel geven:

Afbeelding 10: Een examinator kan de student uitstel geven.

De gekozen datum en tijd mag alleen na de uiterste inleverdatum liggen. Als de uiterste inlever datum voor de hele toets verandert word het uitstel ingetrokken als de nieuwe inleverdatum na de uitsteldatum gezet wordt. Als het een groepsopdracht is krijgt ieder lid van de groep hetzelfde uitstel.

Als er uitstel gegeven is kan de examinator dit ook weer intrekken.

Afbeelding 11: Een examinator kan het uitstel ook weer intrekken.

Het geven van uitstel en intrekken van uitstel word bijgehouden in de tijdlijn.

Afbeelding 12: Uitstel word altijd gelogd in de tijdlijn van een dossier

Een student kan zien dat er uitstel gegeven is: Bij de nieuwe uiterste inleverdatum komt er een indicatie tussen haakjes bij.

Afbeelding 13: Uitstel is zichtbaar voor een student in het overzicht

Ook in het dossier is het uitstel zichtbaar.

Afbeelding 14: Uitstel is zichtbaar voor een student in het dossier.

Bij de het geven van de beoordeling wordt het uitstel ook getoond, zodat dit door de examinator eventueel meegenomen kan worden in de beoordeling.

Student kan optioneel zelf examinator kiezen

Een nieuwe optie bij het maken van een toets definitie is dat er aangegeven kan worden dat een student kan kiezen bij welke examinator het werk ingeleverd word. Dit kan gebruikt worden als de examinator van te voren niet bekend is of als de coördinator dit zelf niet wil opgeven maar aan de student overlaat.

Afbeelding 15: Extra optie om aan te geven dat een student een examinator kan aanwijzen bij wie het werk ingeleverd wordt.

De student zal wanneer voor deze optie gekozen is als eerste stap van het inlever proces een examinator moeten kiezen.

Afbeelding 16: De student moet eerst een  examinator aanwijzen bij wie het werk word ingeleverd

Beoordeling aanpassen zonder de beoordeling cyclus weer te starten

Bij een correctie van de beoordeling zonder dat er extra feedback gegeven wordt, of het beoordeling formulier aangepast hoeft te worden is er nu een snelle manier om de beoordeling aan te passen.

Vanuit de publiceren stap kan een aanpassing gemaakt worden door op het potloodje naast de beoordeling te klikken.

Afbeelding 17: Extra mogelijkheid om snel beoordeling aan te passen

Afbeelding 18: Dialoog : Extra mogelijkheid om snel beoordeling aan te passen

Uiteraard zijn deze aanpassingen direct zichtbaar in de tijdlijn van een dossier. Ook zal de sterkere authenticatie nodig zijn om een aanpassing te maken als de onderwijs instelling hier gebruik van maakt.

Diverse kleine verbeteringen

Kleur selectie : 16 default kleuren

De selectie van een kleur van een toets configuratie is uitgebreid met 16 standaard kleuren.

Afbeelding 19: Snel keuzes bij het toekennen van een kleur aan de toets configuratie

Annotaties verwijderen knop verkleint en verplaatst

De verwijderknop bij de annotaties is verkleint en verplaatst waardoor de kans dat er per ongeluk op geklikt wordt afgenomen is.

Afbeelding 20: Verandering voor verwijder button bij annotaties

Sorteer volgorde studenten dossiers

Om meer duidelijkheid te geven voor studenten worden dossiers in de status nog niet beschikbaar en status archief standaard niet meer getoond voor een student. De volgorde van de overgebleven statussen zijn gesorteerd op uiterste inleverdatum waardoor de toetsen op de meestal verwachte volgorde staan. De student kan altijd het filter uitbreiden om zo hun dossiers in archief of nog niet beschikbaar alsnog zichtbaar te krijgen.

Nieuwe formulieren en configuraties "in concept" standaard tonen

Als een nieuw formulier of configuratie gecreëerd werd, was deze standaard niet direct in de lijst zichtbaar omdat het filter deze als default niet mee nam. Vanuit feedback werd het duidelijk dat dit voor verwarring kon zorgen.

Standaard worden vanaf deze release niet geactiveerde configuraties en formulieren getoond.

Afbeelding 21: Standaard filter toont ook nog niet geactiveerde definities en formulieren

Mobiel studenten scherm op kleine telefoons

Op een klein formaat telefoon is de styling verbeterd zodat een student ook hier de status van het in te leveren werk kan volgen.

Afbeelding 22: Verbeteringen bij werken op een klein mobiel scherm

Multi select bij toekennen examinator dialoog

Bij het toekennen van een examinator aan een toetsgroep kan nu gebruik gemaakt worden van een multi-select dialoog waardoor er meerdere examinatoren in een keer geselecteerd kunnen worden.

Afbeelding 23: verbeteren van toekennen van examinatoren aan een toetsgroep

Nieuwe Rapportages

Er zijn 2 nieuwe rapportages toegevoegd:

1. Toets resultaten per periode:

Deze Rapportage geeft per periode een overzicht van de behaalde resultaten. Dit zijn de resultaten die ook naar de cijferadministratie gestuurd zijn.

De rapportage kan een datum range kiezen waar binnen de resultaten behaald zijn.

     2. Uitstel

Deze rapportage geeft per periode een overzicht welke studenten uitstel gekregen hebben en voor welke studenten de coördinator namens de student ingeleverd heeft.

Beide rapportages zijn door de Techadmin rol op te vragen.  Rapportage kunnen op scherm of in pdf/excel formaat opgevraagd worden.

Voorbeelden van de rapportages zie je op de volgende pagina.

Afbeelding 24: Rapport Toetsresultaten

Afbeelding 25: Rapport Uitstel