Versie: GradeWork 24.3
Productie release moment: 4 maart 2025

Deze release notes bevatten een volledig overzicht van alle geleverde wijzigingen.

In deze release hebben wij ons gefocust op het mogelijk maken van externe links, ook wel URL's, als een nieuwe documentsoort. We hebben daarbij ook op basis van feedback van onze eerdere veranderingen weer een stap gezet in het verbeteren van team beoordelingen, een volgende stap gezet in de demo versie van de nieuwe annotaties, en meerdere verbeteringen doorgevoerd op basis van support meldingen de afgelopen periode.

Release momenten

Hieronder volgt een overzicht van alle relevante momenten voor deze release:

	Datum	Update window
Testomgeving	26 februari	2:00 – 5:00 uur
Release presentatie	27 februari	11:00 – 12.00 uur
Productieomgeving	4 maart	5:00 uur – 8:00 uur
Cursusomgeving	5 maart	6:00 uur – 8:00 uur

Tijdens de installatie van deze release is de omgeving enige tijd niet beschikbaar.

Release presentatie

Hieronder volgt de opname de release presentatie gehouden op 27 februari jl.

Inleveren van externe links / URL's

De belangrijkste wijziging van deze release is het toevoegen van een nieuwe documentsoort die het mogelijk maakt om een externe link, ofwel een URL, in te kunnen leveren. Het doel hiervan is om er voor te zorgen dat een student werk welke op een website of in een ander product staat in te kunnen leveren om na te laten kijken in GradeWork. Wij verwachten met deze wijziging de toetsontwikkelaars meer flexibiliteit te geven in wat voor soort beoordelingen gedaan kunnen worden.

Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een bevroren portfolio vanuit een portfolio applicatie in te kunnen leveren in GradeWork om dan de beoordeling uit te voeren, integreren met het SIS, en archiveren via de normale kanalen.

Hieronder volgt een beschrijving van de volledige wijziging.

Inleveren van externe link / URL door student

Als het in de toetsdefinitie is ingesteld, kan een student nu een webadres, ofwel URL, inleveren als een aparte documentsoort.

URL inleveren GradeWork

Bij het inleveren worden externe links als een aparte groep documenten getoond onder alle andere documentsoorten. Dit houdt in dat deze ook onder de optionele documenten komen te staan ook als deze verplicht zijn.

Bij invoeren van de externe link wordt er een validatie gedaan of de link valide is, onderdeel van deze validatie is het controleren of de layout http:// of https:// heeft, dus een simpele link met enkel www. wordt niet geaccepteerd. Een externe link / URL die ingeleverd is mag maximaal 2048 karakters lang zijn.

Bij een externe link / URL die ingeleverd is, wordt de gebruiker altijd verwacht een omschrijving op te geven wat voor link het hier om gaat. Deze omschrijving kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de beoordelaar aan te geven wat deze moet doen om het werk goed te kunnen beoordelen. We adviseren altijd in de inleverinstructie aan te geven wat wordt verwacht in te vullen in dit veld.

Nadat de student op Inleveren heeft geklikt, wordt de externe link / URL voorbereid om na te kijken in de nakijksessie.

Nakijken van een ingeleverde externe link / URL

Zodra door een student een externe link is ingeleverd, kan de beoordelaar de link en de ingevulde omschrijving zien in de beoordelen status van het dossier.

De gebruiker kan hier al op de link klikken om de link te openen. Deze zal dan de link in een nieuw tab van de browser geopend worden.

Waarschuwing bij openen van ingeleverde externe link:

Voordat deze wordt geopend krijgt de gebruiker wel eerst een waarschuwing te zien dat je GradeWork gaat verlaten:

Door op de link te klikken, of op Doorgaan te klikken, ga je naar de ingeleverde link.

Deze waarschuwing wordt gegeven om de gebruiker duidelijk te maken dat deze niet meer in GradeWork werkt hier na, en is een standaard type waarschuwing die gegeven wordt zodra je in een applicatie een externe link opent. Gebruikers zijn dit waarschijnlijk ook al in andere applicaties gewend.

Ingeleverde externe link / URL in de nakijksessie:

Een ingeleverde externe link / URL wordt als een document getoond in de nakijksessie zelf. Het zal dus één van de mogelijke tabjes aan de linker kant van het nakijk deel van het scherm zijn.

Dit wordt altijd gevuld met de volledige link die is ingeleverd, de omschrijving opgegeven door de student, en een knop om de link te openen. Door op de link of de knop te klikken, open je de externe link in een ander tab van je browser. Ook hier krijg je de bovengenoemde melding.

Externe links / URL's zijn, net als bijvoorbeeld film en tech bestanden, een documentsoort waarop geen annotaties mogelijk zijn.

Ingeleverde externe link / URL in de einddocumentatie:

Na het nakijken kan op dezelfde manier de beoordeling worden vastgelegd en gepubliceerd. In de latere statussen van het dossiers zijn de externe links nog beschikbaar om op te klikken en weer te openen, met dezelfde melding als hierboven genoemd.

In de einddocumentatie wordt een document beoordeling gemaakt waarin de externe link en de omschrijving weer zichtbaar zijn op de 2e pagina van het document.

Toetsdefinitie configuratie van nieuwe documentsoort "externe link"

Bij het configureren van een toetsdefinitie is een nieuwe optie toegevoegd bij de in te leveren documenten, "in te leveren externe links".

Deze optie geeft de toetsontwikkelaar de mogelijkheid om één of meer, verplichte en optionele, externe link inleverslots aan te maken voor een toetsdefinitie. Bij het opmaken van de in te leveren externe link zie je de volgende opties:

De gebruiker zal dus een omschrijving moeten geven die wordt gebruikt als de naam van het inleverslot, hetzelfde als hoe dit werkt voor andere documentsoorten. Ook kan je aangeven of het om een verplicht slot gaat of niet. Bij het controleren of een toetsdefinitie minimaal 1 verplicht documentslot heeft, wordt een verplichte externe link ook meegeteld. Dit houdt dus in dat je een inlevering kan maken van enkel een externe link.

Externe link / URL's kunnen enkel gebruikt worden als verplichte of optionele inleverslots. Deze documentsoort kan niet gebruikt worden als bijlage, of als bewijsmateriaal bij live performance.

Archivering van een ingeleverde externe link / URL

Voor het ingeleverde werk wordt aangegeven naar de archiefservice dat het hier om een externe link / URL gaat, dit is een document die wordt aangeboden zonder mimetype en zonder URL naar de cloud storage die normaal gebruikt wordt om het document op te halen voor archivering.

In de einddocumentatie wordt een document beoordeling gemaakt waarin de externe link / URL en de omschrijving weer zichtbaar zijn, deze worden ook naar onze archief service gestuurd voor archivering van het ingeleverde en nagekeken werk.

Met deze oplossing archiveren we de link, via de document beoordeling, niet de inhoud van de link zelf. We willen namelijk niet dat per abuis een archief systeem probeert een website of bron te downloaden.

Labelaanpassing in einddocumentatie documenten

Op meerdere plekken in de einddocumentatie werd de term "geüpload" gebruikt om te praten over de documenten die ingeleverd waren. Omdat vanaf deze release niet al het werk meer geüpload wordt naar GradeWork, hebben we er voor gekozen om dit aan te passen naar de term "ingeleverd werk"

Team beoordelingen

Nadat we in de vorige release een aanpassing hebben gedaan in de informatie die een gebruiker ziet bij het afronden van een team beoordeling, hebben we andere situaties gezien waar men nog niet ideaal door deze flow heen ging. We hebben daarom extra verbeteringen opgenomen in deze release.

Vastleggen van beoordeling voor hele groep in één keer

Nadat we vorige release het verplicht hebben gemaakt een cijfer in te vullen voor ieder teamlid voordat je één beoordeling kon vastleggen, zagen we dat het nog vaak gebeurde dat niet voor ieder teamlid daadwerkelijk de beoordeling werd vastgelegd.

We hebben we daarom nu voor gezorgd dat bij het vastleggen van een beoordeling voor één student in een groep, dit nu ook direct voor de hele groep wordt vastgelegd. De gebruiker krijgt bij het vastleggen de volgende melding om deze situatie duidelijk te maken:

Als er via een massa-actie wordt vastgelegd voor één of meerdere studenten in een groep zal voor de overige studenten in de groep ook worden vastgelegd met dezelfde melding.

Naast dat dit het nakijken van een team stroomlijnt, voorkomt dit ook een terugkerend probleem, namelijk dat als de beoordeling nog niet is vastgelegd voor iedere student van een groep, er geen nieuwe nakijksessie aangemaakt kon worden wanneer "opnieuw beoordelen" wordt gedaan voor de groep.

Melding bij vastleggen team beoordeling aangepast

Bij live performance vastleggen waarbij ofwel afnamedatum ofwel de beoordeling van groepsgenoten niet ingevuld was krijg je een melding. Deze melding werd echter niet in het Engels getoond als de applicatietaal op Engels ingesteld stond.

Verder hebben we, op basis van feedback, de titel van de popup aangepast naar "Beoordeling vastleggen is niet mogelijk".

Integratiemeldingen scherm (XIM overzicht)

In 2024 hebben wij een nieuw scherm geïntroduceerd, het XIM overzicht (te vinden op het integratiemeldingen scherm). Hierin wordt een completere weergave gegeven van integratieberichten en waar deze mogelijk blijven hangen. Dit scherm bevatte nog niet alle berichtstromen die via integratie kunnen plaats vinden. Als onderdeel van deze release hebben we meer berichtstromen geimplementeerd.

Toetsresultaten berichten opgenomen in XIM overzicht

In het XIM overzicht hebben we de berichtstromen voor het publiceren van toetsresultaten én de koppeling waarin wij een statusupdate vanuit het SIS ontvangen over deze resultaten opgenomen. Met deze uitbreiding kan je nu de volledige flow van een resultaatbericht inzien via het XIM scherm.

Aanpassing in onderwijsinschrijving meldingen

In de berichtstroom van Onderwijsinschrijvingen werd een succesvol bericht getoond met de melding "Student message processed". Dit kon voor verwarring zorgen omdat in dit bericht niet de student maar de onderwijsinschrijving van de student werd verwerkt.

We hebben daarom het label gewijzigd naar "Registration message processed". Deze melding dekt de lading beter en zorgt er voor dat je in een totaal overzicht van een student ook een duidelijker verschil ziet tussen de student en onderwijsinschrijving verwerkingen.

Deze labelwijziging heeft enkel invloed op nieuwe berichten en niet op reeds geregistreerde succes meldingen.

Vernieuwde interface voor annoteren - demo

Als onderdeel van 24.2 hebben wij een demo versie geleverd voor een vernieuwde vorm van annoteren die meer functionaliteiten biedt dan de bestaande versie. Deze demo kon enkel tijdelijk gebruikt worden en werk hier gedaan werd niet opgeslagen. Voor deze release zijn wij begonnen met deze nieuwe versie volledig aan te sluiten aan de nakijkmodule van GradeWork.

Opslaan van annotaties in generieke annotatie service

We hebben een generieke annotatie service aangemaakt die voor elk ingeleverd document een aparte annotatie sessie maakt. Deze sessies worden per document getoond in de nakijkmodule en zijn de centrale plek waarop alle annotaties en aantekeningen worden opgeslagen die later in beoordelingsdocumenten gebruikt worden en nodig zijn om de sessie na afronden te heropenen.

Deze service is opgezet op zo een manier dat deze door meerdere producten gebruikt kan worden. De eerste implementatie is enkel voor GradeWork, maar in de toekomst zal exact deze service ook gebruikt worden voor OnStage nakijksessies.

Bij het gebruik van de demo versie merk je als het goed is niets van deze wijziging, maar deze wijziging gaat er in de toekomst voor zorgen dat wij jouw gemaakte annotaties kunnen onthouden, iets wat de huidige versie nog niet kan.

Hoe start ik de demo versie?

Binnen de nakijksessie is een extra knop opgenomen, waarmee het annoteren van het document gesimuleerd kan worden in de demo versie:

Wat kan ik in deze demo doen?

In deze demo versie kan je de nieuwe annotatie mogelijkheden uitproberen. We zetten het document welke je aan het nakijken bent klaar in de nieuwe tooling zodat je deze ook goed kan vergelijken. We willen in deze fase vooral dat je het uitprobeert en ons laat weten hoe goed en gemakkelijk het werkt, zodat wij ook kunnen bepalen hoeveel instructie er nodig is voor deze nieuwe tooling.

Een aantal zaken hierboven gemarkeerd die aandacht verdienen:

De bovenbalk geeft aan dat je in de demo variant bent en dat je werk nog niet wordt opgeslagen. De komende periode gaan we aan de slag om dat wel mogelijk te maken.
Ook staat hier een link om feedback te geven en de knop om terug te gaan naar de oude tooling rechtsboven in beeld.
De bovenste twee balken bieden alle functionaliteiten om het document te bekijken en te downloaden (1e balk) en annotaties te maken (2e balk). Je ziet een grote hoeveelheid van annotatie mogelijkheden die je met of zonder geselecteerde tekst kan doen. Graag horen we wat jullie vinden van deze mogelijkheden!
Annotaties komen niet meer in een balk boven het beoordelingsformulier te staan maar blijven nu in het linker nakijkdeel van het scherm. Als je op een annotatie klikt dan wijst deze naar de gemaakte annotatie en kan je hier een extra opmerking toevoegen, de annotatie aanpassen en ook de annotaties verwijderen.

Hoe lang kan ik gebruik maken van de demo?

Na 5 minuten gebruik te maken van deze demo versie krijg je een melding om te herinneren dat het enkel een demo is en met de vraag om feedback te geven.

Na de melding kan je door gaan, maar krijg je deze melding niet meer.

Waarom is mijn feedback zo belangrijk?

Het aanpassen van deze tooling is een grote stap voor GradeWork en alhoewel we veel nieuwe dingen toevoegen weten we niet zeker wat voor dingen we misschien missen hoe blij we de gebruikers met deze wijziging maken. Deze demo periode willen we daarom gebruiken om er zeker van te zijn dat we de goede tooling hebben gekozen voordat deze de oude vervangt.

Hoe lang zal deze demo blijven?

We zullen dit als demo aanbieden totdat we de volledige versie beschikbaar hebben. Het backend werk hiervoor gaat door maar we kunnen nog niet exact aangeven hoe lang dit duurt. We zullen hierover blijven communiceren naar de functioneel beheerders om hun op de hoogte te houden.

Diversen

Naast bovenstaande verbeteringen zijn er ook een aantal zaken verbeterd in GradeWork op basis van support meldingen en constateringen.

Live Performance - aantal dagen voor bewijsmateriaal uitgebreid

Over de jaren heen hebben we gezien dat Live Performance, een functionaliteit bedoeld voor het ondersteunen van beoordeling van optredens of presentaties, steeds meer wordt gebruikt voor andere doelen. Eén van deze andere doelen is het gebruik van Live Performance om een student langere tijd de kans te geven zaken in te leveren op verschillende momenten, die al tussendoor bekeken kunnen worden zonder beoordeling. Een soort van 'portfolio light' oplossing dus.

Het issue was alleen, dat het maximum aantal dagen dat bewijsmateriaal ingeleverd kan worden zeer beperkt is, tot maar 14 dagen. Hierdoor kan dit niet gebruikt worden voor toetsen die een semester of een gehele periode door zouden lopen.

Om dit mogelijk gebruik van Live Performance mogelijk te maken hebben we er daarom voor gezorgd dat het maximaal aantal in te stellen dagen door een examinator is verhoogd van 14 tot 365 dagen . Wij horen graag van jullie of met deze verandering jullie nu ook andere toetsen kunnen gaan ondersteunen!

Plagiaatscan foutmelding verbetering

Wanneer een bestand te groot (of te klein) was voor een plagiaatscan, werd deze afgewezen door onze plagiaatscan service. De melding die hierbij getoond werd aan de gebruiker klopte alleen niet. Daarin stond dat de scan nog verstuurd moet worden ondanks dat dit niet meer zou gebeuren.

De melding is nu veranderd en geeft nu aan staat dat de bestandgrootte ongeschikt is voor een plagiaatscan.

Melding bij herinitialiseren toetsgroep verduidelijkt

In de melding die je krijgt voor het herinitialiseren van een toetsgroep stond dat er "x aantal dossiers ingeleverd zijn". Hieronder een voorbeeld van hoe de situatie was.

Omdat het aantal ook niet ingeleverde dossiers mee telt waar studenten werk hebben geüpload klopte deze beschrijving niet volledig. Het aantal neemt alle dossiers met geüploade en nog niet ingeleverde bestanden ook mee omdat ook deze zullen worden verwijderd bij na herinitialiseren.

Het label is nu aangepast om dit te verduidelijken: "Er is al voor x aantal dossiers werk geüpload."

Nachtelijke archiveringstaak anders in te plannen

Vanuit support kregen wij de wens om de externe archivering op een alternatief moment te laten lopen. Deze vraag kwam omdat een school issues had met een wekelijkse update moment van hun servers die op dezelfde tijd plaats vond.

Standaard stond dit moment van 1:00 tot 2:00, we hebben dit verruimd naar 1:00 tot 3:00. Daarnaast is het vanaf deze release mogelijk om een starttijd én een maximale doorlooptijd die anders is dan onze standaard die voor jouw onderwijsinstelling wordt gebruikt. Dit om er voor te zorgen dat eventuele conflicten met de school infrastructuur te kunnen vermijden.

Performance verbetering archivarisdashboard

Naar aanleiding van performanceproblemen op het archivarisdashboard hebben we goed gekeken naar welke informatie in dit scherm wordt ingeladen en wat het zwaarste bleek. Hieruit bleek dat de grootste negatieve impact op performance kwam door het ophalen van de toetsdefinitie per dossier. Deze informatie is op dit scherm weinig relevant, de studentinformatie (naam en nummer) en toetsmoment worden getoond en geven al genoeg informatie voor de context.

We hebben daarom de toetsdefinitie uit dit scherm verwijderd op twee plekken:

De kolom in de tabel van het dashboard
Bij de massa-actie werd per dossier de student + toetsdefinitie getoond. Dit is aangepast naar student + toetsmoment

Deze aanpassing zorgt voor een zeer grote positieve impact op de performance van dit scherm.

Zoeken op configuratie match code in toetsgroep scherm

Als functioneel beheerder/toetscoordinator kan je nu toetsgroepen op matchcode zoeken met het zoekveld. Dit is geïmplemtneerd naast het bestaande drop-down menu om daarvoor scholen met grote lijsten match codes beter te ondersteunen.

Analytics rapportage uitgebreid met alle beoordelaars

Op basis van een vraag hierover hebben we wijziging doorgevoerd in de Analytics excel rapportage om er voor te zorgen dat alle beoordelaars worden getoond in plaats van enkel de beoordelaar die als laatst iets had gedaan voor de beoordeling.

Waar voorheen de kolommen "Beoordelaards code" en "Beoordelaarsnaam" bestonden is dit hernoemd naar "Eindbeoordelaarcode" en " Eindbeoordelaar ". Daarnaast is er een nieuwe kolom toegevoegd " Alle beoordelaars". In deze kolom worden alle beoordelaars die actief zijn geweest tijdens beoordelen getoond. Deze namen komen overeen met de namen die als 'examinator' worden getoond in het dossier.

Performance verbetering in afronden van nakijksessies

Een issue is opgelost waardoor er minder fouten plaats vinden in tijdens het afronden van nakijksessies. Deze fout ontstond omdat de afronding (ook wel wrapup genoemd) de informatie van het beoordelingsformulier ophaalde voordat deze gegenereerd was. Hierdoor kwam de wrapup eerst direct in een wachtstand in plaats van direct te verwerken. Met deze uitbreiding verwachten we de gemiddelde tijd van het afhandelen van de wrapup te verminderen.

Diverse verbeteringen

Naast bovenstaande punten hebben we diverse kleinere verbeteringen doorgevoerd in deze release. Hieronder een overzicht:

In de toetsresultatenkoppeling werd de inleverdatum als UTC meegeven, waar bijvoorbeeld de Afnamedatum leeg is. Omdat in sommige gevallen (klant-specifieke configuraties) de inleverdatum ook als afnamedatum wordt meegestuurd wanneer het geen live performance dossier betreft kon dit voor problemen zorgen. Daarom wordt deze tijd nu niet meer als UTC gepubliceerd maar lokale tijd, net als de afnamedatum.
Met de aanpassingen voor URL inleveren op de toetsdefinitie hebben we ook een ander probleem verholpen. Als je direct bij het aanmaken van een toetsdefinitie met verplicht document de toetsdefinitie vastlegd kreeg je geregeld een melding dat er nog geen verplicht document was toegevoegd. Dit probleem komt nu niet meer voor.
Als er een document zonder extensie werd ingeleverd dan kon het beoordelingsformulier niet gegenereerd worden. Dit probleem is verholpen.
Als er een lange tekst staat in de "Nakijkinstructies" section, is de popup om een eerdere beoordeling te bekijken niet meer zichtbaar in het scherm, omdat deze dan tever omhoog geschoven is. Omhoog scrollen verhelpt dit issue ook, maar deze release zorgt ervoor dat de popup altijd opent bij de "Eerdere beoordeling" knop.
In de beoordelingssamenvatting werd een eigen geüpload beoordelingsformulier een 'custom' beoordelingsformulier genoemd. Om consistent te zijn is deze tekst aangepast naar 'eigen'.
Archiefsamenvatting toont vanaf heden correct de term 'Bijlage' in plaats van [tr:Addendums] bij documenten die als bijlage zijn geüpload.
Het herinitialiseren van een toetsgroep kon niet worden afgerond als er studenten in zaten zonder voornaam. Dit probleem is verholpen.