Hieronder volgen de release notes van GradeWork versie 23.2, die op 6 februari 2024 is geleverd. Dit document beschrijft alle wijzigingen die onderdeel zijn van deze release.
Tijdens ontwikkeling hebben wij ons gefocust op het oplossen van enkele issues gemeld vanuit support de afgelopen periode. Het gaat hier om issues in verwijderregels en issues in de verwerking van achtergrondtaken.
Release presentatie
Verwijderregels
Uit onderzoek en een support melding is naar voren gekomen dat verwijderregels van medewerkers niet goed werkte in alle situaties, dit issue is verholpen.
Verwijderregels te strikt voor medewerkers
Bij het bepalen of een medewerker verwijdert wordt houden wij rekening met zowel de status van de medewerker als de einddatum. Een medewerker kan één van beide of beide feiten gevuld hebben maar zal altijd op basis van één van beide verwijdert moeten worden. Dit houdt dus in dat een medewerker inactief moet zijn óf een einddatum in het verleden heeft en dan klaargezet moet worden voor verwijderen.
Er was hierbij een probleem dat er voor zorgde dat een medewerker zowel inactief moest zijn én ook een einddatum in het verleden moest hebben. Hierdoor werden veel medewerkers onterecht niet klaar gezet om te verwijderen.
Dit issue is verholpen en de verwijdering van deze personen zal, mits de verwijdertermijn is verlopen, in de komende dagen uitgevoerd worden door GradeWork.
Verbeteringen in achtergrondtaken
Tijdens support van GradeWork zijn de afgelopen periode een aantal issues geïdentificeerd die voor problemen kunnen zorgen welke aandacht van ons team vereisten om op te lossen. Dit waren zaken waar actief op gemonitord werd maar die we met verbeteringen in de software ook structureel konden oplossen. We hebben daarom besloten een aantal van deze verbeteringen mee te nemen in deze minor release.
Mutaties op studentinschrijvingen
De verwerking van student inschrijvingen kon vastlopen als er te veel inschrijvingen op één moment gemuteerd moesten worden. Hierdoor kon alle verwerking vastlopen waardoor studenten niet werden bijgewerkt totdat een developer de blokkade oploste. De bron van dit probleem is nu verholpen door grote groepen mutaties nu beter in batches te gaan verwerken.
Stabiliteit van constante achtergrondtaken
We hebben een aantal standaard lopende achtergrondtaken (denk aan import-/update- en onderhoudstaken) voorzien van meer automatisch herstarts. Het kon zijn dat er door een hikje in het systeem een taak faalde, deze moest dan handmatig herstart worden. Nu wordt dit eerst automatisch een aantal extra pogingen herstart voor de taak een handmatige actie vereist.
Herstart mechanisme van toetsinschrijvingen
De afgelopen periode kregen we een aantal keer meldingen dat toetsinschrijvingen niet binnen kwamen en niet werden verwerkt. Dit gebeurde vooral vanuit Osiris. Het leek alsof het herstart mechanisme om een inschrijving via de integratie nogmaals proberen te verwerken helemaal niet werkte.
Dit werd vooral gemerkt als de inschrijvingen en het toetsmoment op hetzelfde moment werden aangeboden en de inschrijving daardoor vóór het moment werd aangeboden. Dit patroon komt veel voor in de Osiris Saas2Saas koppeling en minder vaak bij andere integraties.
Als gebruiker merkte je dan dat het toetsmoment er was en dat er een set toetsinschrijvingen was die fouten hadden gegeven in de koppeling die je dan handmatig moest herstarten.
Wat echter bleek, is dat dit niet kwam doordat het herstarten helemaal niet gebeurde, maar dat het herstarten pas later werd ingepland. Het bestaande herstart mechanisme plande namelijk, na de 1e fout, de volgende herstart al een uur in de toekomst in en elke volgende herstart werd dan pas na een nog langere pauze ingepland tot een totale wachttijd van 1 dag.
Omdat de 1e herstart al direct een uur lang was, en je als beheerder soms actief aan het controleren was of een actie uit Osiris snel verwerkt was, zag je binnen dat 1e uur al veel fouten langs komen.
Om dit te verbeteren hebben we het inplannen van de herstarts aangepast. De stappen waarin de herstarts worden gepland zijn nu aangepast naar: 1 minuut -> 5 minuten -> 15 minuten -> 1 uur -> 1 dag
Wij verwachten dat hiermee veel meer toetsinschrijvingen direct verwerkt zullen worden zonder dat iemand vermoeden heeft dat er iets mis is gegaan in de koppeling.
Uitbreidingen in Analytics rapportage
Op basis van gebruikersfeedback hebben we een aantal verbeteringen geïdentificeerd in de analytics rapportage die we als onderdeel van deze minor release meeleveren.
Individuele beoordelingen in Analytics
De GradeWork Analytics rapportage toonde geen individuele beoordelingen, dit is aangepast. Door deze wijziging zal de gemiddeld score per aspect per examinator anders worden berekent. Voorheen werd een groep van studenten als 1 gezien waardoor een groep even zwaar woog als een individu, nu de individuele beoordelingsformulieren worden opgenomen zal elke student uit de groep meetellen in de weging. Een groep van 5 en een groep van 1 hebben nu dus geen gelijke weging meer.
Meer informatie in feedback velden
Het maximum aantal karakters van vragen, antwoorden, en opmerkingen in de rapportage verhoogd van 512 naar 1024 karakters. Hierdoor kunnen langere stukken feedback hiermee ook getoond worden. We hebben op dit moment gekozen om de velden te verdubbelen maar nog wel een limiet te hebben zodat we kunnen observeren wat de impact hiervan is op de performance van de Analytics module.
Diversen
Naast bovenstaand onderwerp zijn er ook een aantal issues vanuit support verholpen in deze release. Hieronder een overzicht.
Hotfix: Conversie service stabiliteit
Oplevermoment: 30 november 2023
De nieuwe conversie service voor documenten verwerkt ingeleverd en nagekeken werk over het algemeen veel sneller dan voorheen. Echter waren er bepaalde uitzondering situaties waardoor specifieke taken heel lang konden duren. We hebben een verbetering doorgevoerd om deze sneller te constateren en te verhelpen waardoor documenten nu nog sneller dan voorheen beschikbaar moeten komen.
Toelichting veld bij bewijsmateriaal
Bij het opgeven van de beslissing dat er geen bewijsmateriaal nodig is kan een toelichting worden opgegeven. De toelichting had een maximum lengte van 255 karakters maar daar werd niet op gecontroleerd in de frontend waardoor er een "String or binary data would be truncated." fout kon optreden als iemand een langere waarde invulde.
Het is eigenlijk onlogisch dat een toelichting op zo een beslissing per se zo een korte beschrijving moet zijn,. We hebben daarom het aangepast waardoor de toelichting nu een stuk langer mag zijn waardoor deze fout niet meer zal optreden.