De toegang tot de applicatie wordt beheerd door de rol importfile beheerder of door een koppeling met een Student Informatie Systeem/medewerker systeem. GradeWork biedt geen mogelijkheid om toegang tot de applicatie vanuit een applicatie interface te beheren.
De rechten van een gebruiker bepalen welke informatie deze kan zien. Deze rechten worden bepaald aan de hand van de rollen die de gebruiker zijn toegekend. Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor het beheren van deze rollen.